Подготовка мероприятия – энергозатратная и ответственная работа. Не важно новичок вы в мире ивента или опытный event-менеджер: в потоке задач важные детали могут затеряться и принести в последствии шлейф негативных событий. В этой статье мы собрали этапы, на которые следует обратить особенное внимание.

Сфера организации мероприятий пестрит различными предложениями, но выбрать самые выгодные и эффектные из них возможно лишь заблаговременно. В разгар сезона (сентябрь-декабрь, март-апрель) стоимость на услуги подрядчиков, площадок и аренду необходимого реквизита/оборудования заметно возрастает, а возможность сотрудничать с желаемыми партнерами тает на глазах.

Старайтесь бронировать все необходимые услуги заранее. Помните, что помимо площадки, технического оснащения и ведущего, вам может потребоваться предоставление обученного персонала, организация электронной регистрации (аккредитации гостей), онлайн-трансляция, услуги кейтеринга и другие услуги, напрямую связанные с успешным проведением мероприятия.

При выборе площадки обращайте внимание на такие детали как:

• Расположение – площадка должна быть удобно расположена как для участников, прибывающих на такси и общественном транспорте, так и для тех, кто сделает выбор в пользу личного авто. Если площадка не располагает парковкой – не забудьте предупредить об этом ваших гостей!
• Мобильная сеть/Интернет на площадке – важно как наличие Wi-Fi доступного для гостей, так и общая проходимость мобильной связи. Например, площадки, расположенные вблизи государственных учреждений, могут попадать под действие глушителей сигнала. Такая ситуация не только омрачит времяпрепровождение участников, но и помешает работе подрядчиков. Например, здание Геликон-оперы или Московский академический Музыкальный театр имени К.С. Станиславского и В.И. Немировича-Данченко, Зеленый театр на ВДНХ и др.
• Техническое оснащение – чем больше возможностей дает площадка, тем удобнее вам будет организовать событие. Наличие необходимой техники снимет с вас заботы о поиске и бронировании оборудования в сторонних организациях.

Мы знаем всё про все площадки Москвы и Санкт-Петербурга. С удовольствием расскажем все нюансы!

Ивент не терпит неточностей. Обеспечить необходимое количество мест в зале и гардеробе, заказать кейтеринг, предусмотреть подарки и другой промо-материал так, чтобы хватило всем, возможно лишь при точном расчете.
Самый удобный и современный вариант получить статистику – предварительная регистрация участников.

С помощью этого инструмента можно не только собрать необходимые данные о гостях, но и передать им важные детали о мероприятии. Например, в письме, которое уходит участнику после регистрации на сайте мероприятия (лендинге), можно указать адрес и место проведения, контакты организаторов, программу, информацию о дресс-коде и многое другое.

При формировании ответного письма (пригласительного), рекомендуем встраивать в текст индивидуальный QR-код. С его помощью можно исключить нежелательных безбилетных гостей, повторное использование приглашения, а также ускорить процесс аккредитации.

Бонус – вы формируете базу участников, которую сможете использовать в будущих ивентах!

Театр начинается с вешалки, а мероприятие, конечно, со встречи гостей!

Первое впечатление о мероприятии создается еще на входе. Мы рекомендуем тщательно продумывать весь путь гостя на площадке. Приятно удивить участников могут как эффектный и стильный декор, так и приветливые яркие хостес. Живая улыбка, красивое приветствие и готовность помочь/сориентировать на площадке – все это входит в задачи промо-персонала.

При выборе подрядчика, отвечающего за персонал на мероприятии, обращайте внимание на критерии:

• Опыт – выбирайте компании, которые давно существуют на рынке и хорошо знакомы со спецификой работы с персоналом. Узнайте с какими брендами ранее работала выбранная организация.
• Отзывы – посоветуйтесь с коллегами и постарайтесь найти реальные отзывы клиентов о работе подрядчика.
• Внешний вид сотрудников – фотографии с мероприятий в портфолио агентства по предоставлению персонала – один из главных показателей качества работы. Промо-персонал, хостес, гардеробщики, хелперы – все они должны выглядеть опрятно и приветливо. Обратите внимание на форму одежды – придерживаются ли «промики» единого стиля? Помните, что персонал – лицо вашего мероприятия.

С помощью предварительной регистрации вы получите ожидаемое количество гостей, но как понять сколько человек посетило мероприятие?
В этом на помощь приходит электронная регистрация участников или, другими словами, –аккредитация гостей или check- in

Работает это просто:

• После приветливой встречи, промо-персонал направляет гостя к стойке Регистрации;
• Участник за несколько секунд отмечается, показав индивидуальный QR-код (приглашение) оператору регистрации или автоматизированной системе, и попадает в статистику пришедших.
• В момент отметки участника, хостес внутри системы видят комментарии о том, кому необходимо вручить памятный подарок или выдать промо-материалы. В системе регистрации можно указать и другую внутреннюю информацию по гостям, необходимую для регистрации, например, категорию участия (Участник, Спикер, СМИ и др.), зоны доступа на площадке (VIP, Общая зона и др.).

Эти секунды в дальнейшем сложатся в четкий поимённый отчет о посещаемости.

Кроме этого, во время регистрации, гости могут получить персональные бейджи. Не важно деловое у вас мероприятие или корпоратив, бейджи помогут объединить ваших гостей, если они не знакомы или редко встречались ранее.

Бейджи и ленты могут быть очень разными. От самых простых и бюджетных вариантов до VIP стандартов. Мы с удовольствием расскажем вам, как произвести впечатление на ваших гостей и не выйти при этом из бюджета.

Развитие технологий привело нас к тому, что многие организации получили возможность нанимать удалённых сотрудников из любой точки мира, приглашать зарубежных спикеров, спонсоров и партнеров. К сожалению, в таких случаях собрать всех на конференцию или другое корпоративное мероприятие офлайн не всегда возможно... Но есть решение!

Онлайн-трансляция прочно вошла в нашу жизнь во времена пандемии. С того момента популярность этого инструмента только возрастает, расширяя границы возможного. Помимо обеспечения удалённого присутствия участников, вы можете использовать онлайн, как способ расширения клиентской базы и канал рекламы. Например, во время перерывов, в онлайн-залах можно запускать видеоролики спонсоров, презентации партнеров и другие материалы, которые могут приносить дополнительный доход.

Конечно, охватить все нюансы организации мероприятия в одной статье невозможно. Но мы надеемся, что этот чек-лист поможет сделать ваш проект максимально удобным и классным!